در دوره آموزش اکسس 2019 ما بشما یاد میدیم که چطور جدول طراحی کنید و همچنین فرم ورود اطلاعات و گزارش بگیرید. از جداولتون ، خب شاید شما بپرسین اصلا آموزش اکسز به چه دردمون میخوره؟! بله در جواب باید بشما بگم که متاسفانه توی ایران به این نرم افزار زیاد بها داده نشده و اساتید کمی در مورد این موضوع آموزشی رو ارائه دادن دلیلش میتونه سواد کم این اساتید باشه یا اینکه چون خودشون سخت یادگرفتن دیگه حوصله تدریس این درس رو ندارن…
تعریف ساده و معرفی مختصری از آموزش اکسس و نحوه عملکرد آن
اما برخلاف انتظار من توصیه اکید میکنم که هر کارمند اداری بایستی این نرم افزار رو یادبگیره پس بامن همراه باشین تا بهتون بگم وارد چه دنیای قشنگی شدین ، اول اینکه شما بدونید بانک اطلاعاتی هر کسب و کاری رو میتونید طراحی کنید. مثلا سیستم کسب و کار دانشگاه ، برنامه اکسس یه بانک اطلاعاتی از تمام مشخصات یه کسب و کاره یعنی اینکه شما تصور کنید. دانشجوی یه دانشگاه هستین ، شما به دانشگاه مراجعه میکنید. و ثبت نام کرده و تعدادی واحد رو برمیدارین بعد از گذشت دوره هاتون و پایان تحصیل میتونید از کارشناس گروه تون بخواین که ریز نمرات شما رو بهتون بده. خب این نمرات و اطلاعات دروسی که ثبت شده کجا ثبت شده؟! خب مشخصه در بانک اطلاعاتی. پس برنامه اکسس تمام مشخصات هر دانشجو رو در سیستم دانشگاه در خودش ثبت میکنه و وقتی که درخواست بدی بهش میتونه تمام یا بخشی از اون اطلاعات رو در اختیار شما قرار بده با ریز جزئیات 🙂
نقشه راه و اینکه چطور میتونیم با اکسز کار کنیم؟
خب خیلی کار با این برنامه ساده اس بشرطی که اصول و قواعد طراحی اون رو بدونید.اولا فرق بین اکسل و اکسس در چیه ؟ اکسز یه برنامه آماریه یعنی شما اطلاعات رو در اون ثبت میکنید. و بموقعش از اون اطلاعات آمار میگیرید و اصلاحا کوئری های خودتون رو در قالب گزارش یا درخواست به بانک اطلاعاتی صادر میکنید مثلا آمار تعداد دانشجویان قبولی در درس ریاضی…
اما اکسل یه برنامه محاسباتیه یعنی در داخل برنامه اکسل شما میتونید عملیات ریاضی برروی اطلاعاتتون انجام بدین. چون بیشتر رو اطلاعات عددی تمرکز کرده و بشما بیشتر اجازه کار برروی اعداد رو میده البته اکسل هم میتونه اطلاعات مارو ثبت و نگهداری کنه. ولی قدرتش بمراتب خیلی خیلی کمتر از اکسز هست و واقعا خیلی از جاها کم میاره و نمیتونه کار اکسس رو انجام بده ، ضمنا اگه اکسل کارهای اکسس رو پوشش میداد مایکروسافت خودشو زحمت نمیداد یه برنامه پیچیده طراحی کنه.
اما نقشه راه ما چیه ؟ ببینید طراحی جداول در اکسس مثل ساخت و طراحی یه ساختمان میمونه شما اول میبایستی نقشه خونه رو داشته باشی تا بتونی اون ساختمون یا خونه رو اصولی بسازی که با یه زلزله ی کوچیک نریزه. پس اول ما روی برگه نقشه طراحی بانک اطلاعاتی رو میکشیم طبق اصول خاص خودش بعدش میریم سراغ طراحی جدوال در اکسس.
مراحل پیاده سازی نقشه برروی برگه کاغذ ساخت جداول در Access
خب ما در اینجا 4 تا مرحله داریم که قدم به قدم شمارو هدایت میکنه برای طراحی و ساخت یه بانک اطلاعاتی اصولی :
مرحله اول : تعیین نام اون کسب و کار و ساخت یه جمله کوتاه و کلی درباره اون شغل که چه اتفاقی در یک روزه کاری در حال رخ دادنه. مثلا ما یه مدرسه رو در نظر میگیریم و جمله ای که میتونیم براش بسازیم اینه : (دانش آموز در درس فلان ثبت نام میکند.)
مرحله دوم : تعیین موجودیت هستش ، موجودیت چیه؟ موجودیت به چیزی میگیم که نگهداری اطلاعاتش برای ما خیلی مهمه و نمونه هاش توی اون سیستمی که داریم میسازمش زیاده مثلا همین جمله ی بالا رو در نظر بگیرید. ، در سیستم مدرسه اولین موجودیت بنظر شما چه چیزی میتونه باشه؟ جمله رو ببین : ( دانش آموز در درس فلان ثبت نام میکند.) بله دانش آموز اولین موجودیت این جمله اس 🙂
یه قاعده ای وجود داره توی هر جمله ای که میسازید فقط دوتا موجودیت وجود داره و تمام. پس موجودیت بعدی چی میشه؟ دیگه چه چیزی برای ما نگهداری اطلاعاتش مهمه؟ کاملا واضحه درس . پس در آخر جمله رو بصورت اصلاح شده یه بار دیگه مینویسم و موجودیت هاشو پررنگ میکنم : ( دانش آموز در درس فلان ثبت نام میکند. ) تبریک میگم مرحله 2 تموم شد. نکته : اینکه میگم درس فلان یعنی هر درسی رو میتونه دانش آموز در مدرسه انتخاب کنه مثل ریاضی مثل فیزیک شیمی و … ما کلی نوشتیم درس فلان.
مرحله سوم : تعیین ارتباط میان موجودیت هاست ، یعنی چی؟ یعنی اینکه در جمله بالا شما باید این دو موجودیت رو در جمله به فعل جمله ربطش بدی . یعنی فعل جمله ( ثبت نام میکند ) میشه ارتباط میان دو موجودیت ( دانش آموز ) و ( درس ).
پس در این مرحله رابطه ی میان موجودیت ها رو در جمله بهتون نشون میدم : ( دانش آموز در درس فلان ثبت نام میکند. )
مرحله چهارم : ترسیم نمودار ER یا Entity Relationship هستش ، در این مرحله شما باید موجودیت هارو بشکل مستطیل بکشی و رابطه میان موجودیت ها رو با لوزی مشخص کنی. و در آخر با یه خط صاف این اشکال رو بهم وصل کنی.
ضمنا ویژگی های هر موجودیت و رابطه رو هم باید به شکل بیضی بهشون متصل کنی که طراحیمون کامل بشه. تمام ، حالا میخام شکل کامل مرحله 4 رو خدمتتون در زیر نشون بدم که بیشتر براتون این مطلب جا بیوفته .
نکته بسیار مهم : شاید براتون سوال پیش اومده که الان چرا من نمره رو به رابطه ی جمله دادم؟ خب قاعده اینه که اگه ویژگی متعلق به هر دو موجودیت بود باید اون ویژگی رو به رابطه ی اون جمله نسبت بدیم. مثلا نمره هم ماله موجودیت دانش آموزه هم ماله موجودیت درسه . بیشتر توضیح میدم میخام استدلال کنم که شما خودتون تصمیم بگیرید : وقتی دانش آموزی ثبت نام نکنه آیا براش نمره ای در نظر گرفته میشه؟! خب مشخصه نه . یا وقتی دانش آموزی هنوز درسی رو برنداشته و یا دوره تحصیلی رو نگذرونده آیا نمره ای براش در نظر میگیرن ؟ جواب خیره. پس هر وقت ندوستیم که ویژگی ماله کدوم موجودیته اون ویژگی رو به رابطه ی اون جمله نسبت میدیم . پس نمره ماله فعل جمله اس ( ثبت نام میکند ) .
بسیار عالی حالا میتونیم بریم سراغ فیلم های آموزشی و با دید باز تری هر نوع بانک اطلاعاتی رو میتونیم طراحی کنیم. موفق باشی 🙂
پیشنهاد ما بشما : آموزش رایگان Word 2019 از مبتدی تا پیشرفته کلیک کنید
پیشنهاد ما بشما : آموزش رایگان Excel 2019 از مبتدی تا پیشرفته کلیک کنید